Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Định nghĩa hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử, đó là một tập hợp các thông điệp, dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Loại hóa đơn này được khởi tạo, lập, gửi nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Các đặc điểm chính của HĐĐT bao gồm:
- Khởi tạo và lập trên hệ thống máy tính: Các hóa đơn được tạo và xử lý hoàn toàn trong môi trường số.
- Lưu trữ và quản lý điện tử: Tất cả thông tin liên quan đến hóa đơn được lưu trữ và quản lý trên hệ thống máy tính, điều này đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử: HĐĐT phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.
Các loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được phân loại dựa trên mục đích sử dụng và nội dung của chúng, bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn khác: Bao gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, điển hình cho các loại hình dịch vụ cụ thể.
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng: Những hóa đơn này liên quan đến các dịch vụ chuyên ngành như vận tải và ngân hàng.
Những quy định sử dụng hóa đơn điện tử
Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử được chính phủ Việt Nam đề ra nhằm hiện đại hóa quy trình kế toán và thuế, tăng cường minh bạch và giảm thiểu gian lận. Từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở nên bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp trên toàn quốc. Dưới đây là những điểm chính yếu về quy định này và nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử:
Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022
- Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã của cơ quan thuế kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2022.
- Các hóa đơn giấy đã được phát hành trước ngày 19/10/2020 có thể tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 30/06/2022.
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
- Tính liên tục và trình tự: Số hóa đơn phải được xác định theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian.
- Độc nhất: Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
- Tính toàn vẹn: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin từ khi được tạo ra cho đến khi lưu trữ hoặc truyền tải. Điều này có nghĩa là thông tin phải đầy đủ và không bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình giao dịch, lưu trữ hoặc hiển thị.
- Khả năng truy cập: Thông tin trên hóa đơn điện tử phải dễ dàng truy cập và sử dụng một cách hoàn chỉnh khi cần thiết.
Nội dung yêu cầu của hóa đơn điện tử
Thông tin cơ bản:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số và số thứ tự hóa đơn.
- Ký hiệu và số thứ tự trên hóa đơn phải tuân theo quy định tại Phụ lục số 1 của Thông tư số 153/2010/TT-BTC.
Thông tin người bán và người mua:
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.
Chi tiết giao dịch:
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
- Thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Đối với hóa đơn GTGT, cần có thông tin về thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán.
Chữ ký điện tử: Chữ ký số điện tử của người bán và trong trường hợp cần thiết của người mua.
Yêu cầu ngôn ngữ và định dạng số:
- Hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt và có thể ghi thêm chữ nước ngoài theo quy định.
- Chữ số trên hóa đơn phải tuân thủ quy định về định dạng và dấu phân cách số.
Quy trình thông báo sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Các doanh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân cần nhanh chóng tiến hành ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo chuẩn định dạng Thông tư 78/2021/TT-BTC và lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) > gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế kể từ ngày kích hoạt hệ thống.
Bước 1: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT
Doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, được cơ quan thuế chấp nhận.
Bước 2: Xác định loại hóa đơn áp dụng
Doanh nghiệp cần xác định liệu mình sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của Cơ quan Thuế, dựa trên loại hình và quy mô kinh doanh.
Bước 3: Thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT
- Lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và nộp cho Cơ quan Thuế.
- Tờ khai này có thể nộp trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 4: Khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp tạo mẫu hóa đơn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Bước 5: Chờ thông báo chấp nhận mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT của cơ quan thuế
- Thời gian phản hồi: Cơ quan thuế sẽ phản hồi trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký.
- Thông báo: Cơ quan thuế gửi thông báo điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc từ chối đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 6: Lập, xuất hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng
Khi đã được chấp nhận, doanh nghiệp có thể bắt đầu lập và xuất hóa đơn điện tử từ phần mềm đã đăng ký, sau đó gửi chúng đến khách hàng.
Lưu ý: Công ty cần đảm bảo chữ ký số còn hạn sử dụng. Tùy vào tình hình hoạt động, công ty có thể đăng ký một hoặc nhiều chữ ký số để thuận tiện cho quá trình xuất hoá đơn của mình.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử tại ACC SOLUTIONS
- Dễ dàng sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ dàng thao tác.
- Đa dạng báo cáo: Cung cấp nhiều loại báo cáo phân tích, giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình tài chính.
- Nhập thông tin tự động: Tính năng nhập dữ liệu tự động giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Tiếp cận đa phương thức: Hỗ trợ sử dụng trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau.
- Lưu trữ lâu dài: Dữ liệu được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy xuất.
- Hàng trăm mẫu hóa đơn để lựa chọn: Linh hoạt trong việc tùy chỉnh theo nhu cầu.
- Quản lý Hóa đơn đầu vào: Giúp theo dõi và quản lý hóa đơn đầu vào một cách hiệu quả.
- Truy cập không giới hạn: Dữ liệu có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.
- Sẵn sàng tích hợp: Dễ dàng tích hợp với các hệ thống kế toán và quản lý khác.
- Tự động cập nhật: Phần mềm luôn được cập nhật theo các thay đổi của pháp luật và công nghệ.
Công Ty TNHH Tư Vấn và Giải Pháp ACC, với vai trò là nhà phân phối chính thức của các nhà cung cấp lớn như Viettel, VNPT, NCCA.. cam kết mang đến cho doanh nghiệp dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng cao, hỗ trợ nhanh chóng và giá cả cạnh tranh, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tuân thủ tốt các quy định thuế.
Quý khách hàng có nhu cầu hỗ trợ và tư vấn hãy liên hệ với chúng tôi, Kế Toán ACC luôn sẳn sàn tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất
Công Ty TNHH Tư Vấn và Giải Pháp ACC
Mã số thuế: 0318677724
Số 15/9 Phạm Văn Hai, Phường 1, Quận Tân Bình, TPHCM
Hotline: 0938813006
trinh.nguyen@solutionsacc.vn
trinhxt.nguyen@gmail.com
